Política de tratamiento de datos personales

Cómo leer esta política

Esta política explica, en palabras sencillas, qué hace NEXA con los datos personales que recibe: cuáles recoge, para qué los usa, con quién los comparte, cuánto tiempo los guarda y cómo puede usted conocerlos, corregirlos o pedir que se borren. «Tratar» un dato es hacer cualquier cosa con él: recogerlo, guardarlo, usarlo, compartirlo o borrarlo.

Cumple el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, que recogió el Decreto 1377 de 2013, y sigue las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (la SIC), la autoridad de protección de datos en Colombia.

Lo esencial

• Quién responde: NEXA Gestión Corporativa S.A.S., en Bogotá. Para todo lo de sus datos: contacto@nexagt.com.
• Qué datos tratamos: los que usted nos da al escribirnos o al contratarnos (nombre, empresa, cargo, número, correo y lo que nos cuenta), los que salen de prestar el servicio y los datos técnicos de su visita al sitio.
• Para qué: para responderle, prestar el servicio, facturar, cumplir la ley y, si usted no se opone, contarle de NEXA.
• Datos de los empleados, proveedores y clientes de nuestros clientes: cuando los manejamos para prestar el servicio, por ejemplo la nómina, lo hacemos por cuenta de la empresa cliente y siguiendo sus instrucciones (sección 11).
• Con quién los compartimos: con los aliados que prestan parte del servicio (contadores, abogados y especialistas), con los proveedores de tecnología que nos ayudan a operar y con las entidades ante las que se hace un trámite del servicio. No vendemos ni alquilamos datos.
• El sitio: nexagt.com no usa cookies de medición ni de publicidad y no guarda lo que usted escribe. El contacto se abre en WhatsApp.
• Sus derechos: conocer, actualizar, corregir y pedir que se borren sus datos, retirar su autorización y quejarse ante la SIC después de escribirnos. Todo gratis, en contacto@nexagt.com.

1. Quién responde por sus datos

La ley llama «responsable» a quien decide qué se hace con los datos. En esta política, el responsable es NEXA:

La Dirección de NEXA atiende las consultas, solicitudes y reclamos sobre datos personales en ese correo, que es el canal oficial para ejercer los derechos de esta política.

2. A quién aplica

Esta política cubre los datos personales de:

• quienes visitan nexagt.com o escriben a NEXA por WhatsApp, correo, teléfono o redes sociales;
• los clientes de NEXA y las personas de contacto de las empresas clientes;
• los proveedores y aliados (contadores, abogados, especialistas en seguridad y salud en el trabajo y demás profesionales) y sus contactos;
• los empleados, contratistas y candidatos de NEXA;
• las personas cuyos datos maneja NEXA por cuenta de sus clientes para prestarles el servicio, con las reglas especiales de la sección 11.

No cubre los datos de una empresa como tal (razón social, NIT, correo institucional), porque la Ley 1581 protege a las personas naturales. Igual los cuidamos con reserva.

3. Las palabras que usamos

• Dato personal: cualquier información que se pueda asociar a una persona natural, como su nombre, su número o su correo.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación con datos personales: recogerlos, guardarlos, usarlos, circularlos o suprimirlos.
• Autorización: el permiso previo, expreso e informado que da el titular.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones.
• Dato público: el que la ley califica como público, como el estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede usarse para discriminar, como los datos de salud, las convicciones políticas o religiosas y los datos biométricos.
• Transmisión: el envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Aviso de privacidad: el texto corto que se muestra al recoger datos y que remite a esta política.

4. Los principios que seguimos

NEXA aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. También el de responsabilidad demostrada: documenta lo que hace con los datos para poder probarlo ante la SIC, en proporción a su tamaño.

En la práctica: pedimos solo lo necesario, lo usamos para lo que dijimos y lo guardamos solo el tiempo necesario.

5. Qué datos tratamos

5.1. Si visita nexagt.com

• El proveedor que aloja el sitio registra de forma automática datos técnicos de la visita, como la dirección IP, el navegador, el dispositivo y las páginas vistas, por seguridad y diagnóstico.
• El sitio no usa cookies de medición ni de publicidad, no tiene formularios que guarden datos y no incrusta mapas ni videos de terceros.
• «¿Prefiere contarnos más?» arma en su propio navegador un mensaje para WhatsApp con lo que usted escriba. El sitio no lo guarda ni lo envía: el mensaje llega a NEXA solo si usted lo manda desde su WhatsApp.

5.2. Si nos escribe o nos llama

Nombre, número de celular, correo, empresa, cargo, ciudad y lo que nos cuente de lo que necesita, por WhatsApp, correo, teléfono, redes sociales o en una reunión.

5.3. Si es cliente

• Los datos del contrato: nombre e identificación de quien firma y de las personas de contacto, y los datos de facturación de la empresa.
• Lo que pasa en la relación: mensajes, reuniones, decisiones, archivos, informes y aprobaciones.
• Los datos que la empresa cliente nos entrega para prestar el servicio se rigen por la sección 11.

5.4. Si es proveedor o aliado

Identificación, contacto, datos profesionales (por ejemplo, la tarjeta profesional de un contador o de un abogado), datos bancarios para pagos y las facturas o cuentas de cobro.

5.5. Si trabaja con NEXA o quiere hacerlo

Identificación, contacto, hoja de vida, historia laboral, datos bancarios y de seguridad social, y los demás que exija la relación laboral o contractual. De los candidatos, la hoja de vida y lo que cuenten en el proceso de selección.

5.6. Si alguien más nos dio sus datos

Pasa cuando una empresa cliente lo nombra como persona de contacto o cuando alguien lo recomienda. Usamos esos datos solo para esa finalidad y, la primera vez que le escribamos, le diremos de dónde salieron y cómo ejercer sus derechos. Quien nos entrega datos de otra persona declara que tiene su permiso para hacerlo o que la ley se lo permite.

6. Para qué usamos sus datos

6.1. Usos necesarios

Sin estos no podemos atenderle ni cumplir la ley:

1. Responder sus mensajes y solicitudes, y preparar propuestas.
2. Prestar los servicios contratados en las seis áreas (dirección financiera, gestión administrativa, talento humano, contabilidad y tributación, gestión jurídica y contractual, y procesos y tecnología), coordinar a los aliados y hacer los trámites que el servicio requiera ante entidades públicas y privadas.
3. Gestionar la relación: coordinar reuniones y enviar avisos, informes, recordatorios y comunicaciones del servicio por WhatsApp, correo, teléfono o mensaje de texto.
4. Facturar, cobrar, pagar y cumplir las obligaciones contables, tributarias y comerciales.
5. Dejar constancia de lo acordado, aprobado o autorizado.
6. Cuidar la seguridad de la información y prevenir el fraude.
7. Verificar la identidad y la representación de quienes contratan con NEXA y consultar las listas públicas de personas y empresas sancionadas, para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el fraude.
8. Vincular y gestionar a empleados, contratistas, proveedores y aliados, y cumplir las obligaciones laborales, de seguridad social y contractuales.
9. Atender a las autoridades y ejercer o defender los derechos de NEXA.

6.2. Usos opcionales

Si usted no se opone, NEXA también puede:

1. Enviarle información sobre sus servicios, novedades, contenidos e invitaciones.
2. Hacerle encuestas de satisfacción para mejorar el servicio.
3. Conservar hojas de vida y propuestas no seleccionadas para oportunidades futuras.

Puede oponerse a cualquiera de estos usos en cualquier momento, sin que eso afecte el servicio contratado. Publicar su testimonio, su imagen o los resultados de su empresa requiere un permiso aparte y por escrito.

No usamos sus datos para finalidades distintas de las de esta sección. Si aparece una nueva, le pediremos autorización antes.

7. Con qué permiso tratamos sus datos

7.1. La autorización

NEXA pide su autorización previa, expresa e informada. La ley permite darla por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, es decir, que no dejen duda de que usted la dio. El silencio nunca cuenta como autorización. Usted autoriza el tratamiento, por ejemplo, cuando:

• nos escribe por WhatsApp, correo o redes después de ver el aviso de privacidad, como al enviar el mensaje que arma el sitio;
• firma o acepta una propuesta, un contrato o una orden de servicio;
• nos entrega su hoja de vida o su propuesta como proveedor o aliado;
• nos da sus datos en una reunión, después de recibir el aviso.

NEXA conserva prueba de la autorización y le entrega copia si la pide.

7.2. Cuándo la ley no exige autorización

Según el artículo 10 de la Ley 1581, no se requiere cuando la información la pide una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, cuando los datos son de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, y cuando son datos del Registro Civil de las Personas. Aun en esos casos, NEXA cumple los demás deberes de la ley.

7.3. Retirar la autorización

Puede retirar su autorización o pedir que borremos sus datos en cualquier momento, gratis, en contacto@nexagt.com. La ley pone un límite: no procede cuando usted tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni sobre lo que NEXA debe conservar por ley, como facturas y contratos. El retiro vale hacia adelante y no afecta lo que ya se hizo con su autorización.

8. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Datos sensibles. Para contactar a NEXA no se necesitan datos sensibles: por favor no los escriba en sus mensajes. Algunos servicios los requieren, como la nómina y la seguridad social (incapacidades, licencias o exámenes ocupacionales). En esos casos se tratan solo cuando son necesarios, con autorización explícita cuando la ley la exige, informando que responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo, y con medidas de seguridad reforzadas. Cuando esos datos son de los empleados de una empresa cliente, se aplican además las reglas de la sección 11. Por WhatsApp no se reciben datos sensibles, nóminas, incapacidades ni documentos de trabajadores: esos viajan por el canal seguro que NEXA acuerda con cada empresa cliente.

Niños, niñas y adolescentes. NEXA no recoge a sabiendas datos de menores de edad, salvo cuando el servicio lo exige por ley, por ejemplo para afiliar a los beneficiarios de un trabajador al sistema de seguridad social o a la caja de compensación. En esos casos los trata respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, como ordena el artículo 7 de la Ley 1581, y con la autorización de su representante legal cuando la ley la exija.

9. Con quién compartimos sus datos

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales. Los compartimos solo en estos casos:

• Aliados: contadores públicos, abogados y especialistas que prestan parte del servicio, bajo contrato y con deber de confidencialidad, y solo con los datos que necesitan para su trabajo.
• Proveedores de tecnología: correo y documentos en la nube, almacenamiento, mensajería, alojamiento del sitio, facturación electrónica y herramientas de trabajo. Tratan los datos por cuenta de NEXA y siguiendo sus instrucciones.
• Entidades ante las que se hace un trámite del servicio: por ejemplo, la DIAN, los operadores de la planilla de seguridad social, las EPS y ARL, los fondos de pensiones y cesantías, las cajas de compensación, los bancos y las cámaras de comercio.
• WhatsApp y otros canales: WhatsApp (de Meta), los servicios de correo y las redes sociales procesan los mensajes para prestar su servicio y también tratan datos con sus propias políticas; parte de sus servidores está fuera de Colombia.
• Autoridades: cuando la ley o una orden judicial lo exigen.

Fuera de Colombia. Algunos proveedores de tecnología guardan o procesan datos fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos. Esos envíos son transmisiones a encargados, amparadas por contratos o términos de tratamiento de datos con las obligaciones del Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2): tratar los datos según las instrucciones de NEXA, protegerlos y guardar confidencialidad. Si alguna vez se hiciera una transferencia a un país sin nivel adecuado de protección según la SIC, NEXA la haría solo con una de las bases del artículo 26 de la Ley 1581, entre ellas la autorización expresa e inequívoca del titular.

10. El sitio nexagt.com

• No usa cookies de medición ni de publicidad. Si algún día las usa, pedirá permiso antes con un aviso visible y actualizará esta política.
• No tiene formularios que guarden datos: los botones de WhatsApp abren la conversación con un mensaje escrito, y lo que usted escriba en «¿Prefiere contarnos más?» solo se usa para armar ese mensaje en su navegador.
• Tiene enlaces a sitios de terceros (WhatsApp, redes sociales, mapas). Lo que esos sitios hagan con sus datos se rige por sus propias políticas.

11. Cuando NEXA maneja datos por cuenta de sus clientes

Para prestar sus servicios, NEXA maneja datos personales de los empleados, contratistas, proveedores y clientes de las empresas que la contratan: por ejemplo, la nómina y sus novedades, la seguridad social, los contratos o la cartera. En esos casos, la empresa cliente es la responsable de esos datos y NEXA es su encargada. Eso significa que NEXA:

• trata esos datos solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la empresa cliente y lo que diga el contrato, que incluye las condiciones de la transmisión de datos;
• no los usa para fines propios ni los mezcla con sus bases;
• los protege con medidas de seguridad y confidencialidad;
• solo los comparte con los aliados y proveedores que el servicio necesita, que quedan obligados a lo mismo;
• avisa a la empresa cliente si ocurre un incidente de seguridad que los afecte;
• le traslada las consultas y reclamos que reciba de esas personas, para que la empresa los atienda;
• al terminar el servicio, los devuelve o los suprime, según lo pactado y lo que exija la ley.

A la empresa cliente, como responsable, le corresponde contar con la autorización de sus titulares, tener su propia política de tratamiento y atender sus consultas y reclamos. Los deberes de NEXA como encargada son los del artículo 18 de la Ley 1581.

12. Sus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581, usted puede:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• pedir prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley no la exige;
• ser informado, si lo pide, del uso que se ha dado a sus datos;
• presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, después de haber hecho su consulta o reclamo ante NEXA;
• revocar la autorización o pedir que se supriman sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley y no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratis a sus datos personales.

Puede consultar sus datos gratis al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.4.2). También puede oponerse en cualquier momento a los usos opcionales de la sección 6.2.

Estos derechos los ejerce el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se haya estipulado a favor de otro o para otro, acreditando esa calidad.

13. Cómo ejercer sus derechos

Dónde: en contacto@nexagt.com. No necesita abogado ni formato especial.

Qué debe traer la solicitud: su nombre e identificación, lo que pide y por qué, la dirección o el correo para responderle y, si es un reclamo, los documentos que quiera hacer valer. NEXA puede pedirle que confirme su identidad antes de entregar información.

Si al reclamo le falta información, NEXA se la pedirá dentro de los 5 días hábiles siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses sin que la complete, se entiende que desistió. Si NEXA no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y le avisa. Mientras el reclamo se resuelve, sus datos llevan la leyenda «reclamo en trámite», que se incluye en máximo 2 días hábiles.

La SIC. Usted puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) después de haber hecho su consulta o reclamo ante NEXA.

14. Cómo cuidamos sus datos

NEXA toma medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, acordes con su tamaño y con el riesgo de cada dato, para evitar su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento: acceso limitado a quienes lo necesitan, claves y verificación en las cuentas, canales cifrados, copias de seguridad y compromisos de confidencialidad de empleados, aliados y proveedores, que siguen vigentes cuando el vínculo termina.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, NEXA lo contiene, lo corrige, lo reporta a la SIC dentro del plazo legal y avisa a los titulares o a la empresa cliente cuando pueda afectarlos.

15. Cuánto tiempo guardamos los datos

Los datos se conservan mientras exista la finalidad que justificó su tratamiento y durante los plazos que exija la ley. Después se suprimen o se vuelven anónimos. Como regla general:

Si hay un reclamo, una investigación o un proceso en curso, se conserva lo necesario hasta que termine.

16. Avisos de privacidad

Cuando NEXA recoge datos y no es práctico mostrar esta política completa, usa un aviso corto que dice quién es el responsable, para qué son los datos, cuáles son los derechos del titular y dónde leer esta política. Así funciona, por ejemplo, el aviso del sitio junto a «¿Prefiere contarnos más?», y así debe funcionar el mensaje de bienvenida de NEXA en WhatsApp.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC es obligatoria para las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT y para las personas jurídicas de naturaleza pública (Decreto 090 de 2018, recogido en el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015). NEXA las inscribirá cuando la ley se lo exija y, mientras tanto, cumple los demás deberes de la ley.

18. Cambios a esta política

NEXA puede actualizar esta política. La versión vigente es la publicada en nexagt.com/politica-de-datos, con su número y su fecha. Los cambios sustanciales, como los que tocan la identidad del responsable o las finalidades, se informan antes de aplicarse por el sitio y por los canales habituales; si traen un uso nuevo de los datos, se pide una nueva autorización.

19. Ley aplicable y vigencia

Esta política se rige por la ley colombiana. Rige desde su publicación en nexagt.com, y las bases de datos de NEXA estarán vigentes mientras exista la finalidad que las justifica y por los plazos de la sección 15.